HVORDAN SKAPE MÅL OG RETNING FOR DEM DU LEDER

Som president for ISFiT ledet jeg en stor organisasjon med mange frivillige som alle på hvert sitt vis skulle bidra til å arrangere festival. I dette arbeidet var det avgjørende at de nærmere femhundre frivillige ikke sprang i hver sin retning, men at vi alle hadde noenlunde lik idé om hvordan utfallet av festivalen skulle være, hva som var målet med ISFiT og hvordan arbeidsmiljø vi skulle ha. Dette er ingen en lett oppgave, og det krever at man på forhånd har tenkt ut noen triks for hvordan implementere og kommunisere verdier og mål. Jeg tror det er lurt å ha tenkt igjennom hvordan man skal gjøre dette, uansett om organisasjonen du leder består av ti eller tusen mennesker.

I første del av artikkelserien om frivillig ledelse skrev jeg om hvordan gode samtaler med medarbeidere er nødvendig for å kartlegge motivasjon og et sentralt virkemiddel for å oppnå organisasjonens mål. I denne artikkelen vil jeg løfte blikket fra medarbeidersamtalen og møte med den enkelte, til hvordan du som leder skal kommunisere med hele organisasjonen.

Mål og strategi

Organisasjoner eksisterer med mål om å utrette en oppgave eller utøve en funksjon. Hva er funksjonen til organisasjonen du leder? Og hva er målet til din organisasjon? Å utarbeide felles mål for organisasjonen er en møysommelig prosess, men absolutt helt nødvendig. Målene fungerer for å peke ut en retning for hva de frivillige skal jobbe mot og for å beskrive den ønskede fremtidige tilstanden. Gode mål kan dermed gi de frivillige tydelige rammer å arbeide innenfor. Disse rammene gir både leder og frivillige en trygghet om at det er helt ok å leke seg innenfor de rammene man har fått tildelt, men at man samtidig løser oppgaven på rett måte. Dette gir frivillige friheten de fortjener og bidrar til at det skapes eierskapsfølelse til prosjektene.

Strategier brukes som et hjelpemiddel for å oppnå målene dere i fellesskap har satt. En kommunikasjonsstrategi er et typisk eksempel på dette, der man med utgangspunkt i organisasjonens visjon og mål lager en strategi for hvordan det skal arbeides med å kommunisere eksternt. Men like nødvendig kan det være med strategier for hvordan man både kommuniserer og arbeider med målet internt. Se gjerne til det første innlegget ”Hvordan snakke med dem du leder” for innspill til hvordan man jevnlig kan snakke med medarbeidere for å få kartlagt arbeidet.

Å snakke høyt om målene er viktig, både i settinger av mindre og større grupper, fordi dette forhåpentligvis vil bidra til å skape et felleskap blant de frivillige og ønske om å oppnå felles resultat. Her har du som leder en viktig oppgave i måten du formidler målene, for du må gjøre deg kjent med gruppa du leder og finne ut hvordan målene kan engasjere og motivere, og når og hvor ofte det lønner seg å snakke om dem.

Et triks kan være å male mål og visjon på kontorveggen, eller inkludere det i alle frivilliges epostsignatur. I ISFiT tok vi gjerne en prat om målene på allmøter, noen ganger ble de presentert svært tydelig og i detalj, andre ganger som en del av en tale som var ment til å motivere og engasjere. Vi stilte større krav til mellomledere om at de måtte huske mål og visjon og selv være aktive formidlere av disse i sitt lederskap.

Hvordan man arbeider med budsjett er også et viktig eksempel på hvordan man strategisk kan arbeide for å oppnå mål. Som leder bør du både oppfordre og kreve at prosjektene det settes av penger til brukes til å nå målene dere har satt. I en samtale om økonomiske prioriteringer eller et budsjettkurs kan det derfor også være relevant å snakke om mål.

At undergruppene du leder lager delmål kan også være en nyttig strategi, på denne måten vet du som leder at de jobber mot organisasjonens hovedmål, og det kan også være motiverende for de frivillige i undergruppene å se hvordan de konkret kan bidra til å nå målet. Dette er også lurt med tanke på at de frivillige selv får velge hva de ønsker å prioritere og bruke tid på. Dette er også noe som kan få plass på kontorveggen, slik at alle undergruppes bidrag mot målet synliggjøres.

God trivsel

Å skape et godt arbeidsmiljø er viktig for at frivillige ønsker å jobbe og bruke tid i organisasjonen, kommunisere godt med hverandre og leverer gode resultat. Frivillige som er venner og bryr seg om hverandre har mye lettere for å kommunisere, unngå misforståelser og kose seg på jobb. Det må man ikke undervurdere!

Det kan være strevsomt å ta initiativ til å stelle i stand masse sosiale aktiviteter, men godt arrangerte festligheter faller alltid i god smak, som en temafest, overraske med pizza, spise en hjemmebakt kake etter et møte, eller dra på en hyttetur. Det er også en god anledning til å feire de frivillige når de har gjennomført prosjekter eller oppnådd gode resultater. En lur idé er å tildele grupper eller personer ansvaret for det sosiale, og deretter rullere på ansvaret. Dette kan også passe i de sammenhenger man skal ha med mat og godis til møter.

De frivillige får jo aldri lønn, man må derfor finne andre måter å gi tilbake på. Å bestille take away til en lenger arbeidskveld er en sikker vinner, spesielt blant frivillige studenter. Å samles rundt et godt måltid gir også rom for å snakke om andre ting enn jobb eller ta opp de tingene det ikke alltid er rom for i møter. Et tips er å ikke vente til sommeravslutningen eller julebordet, men ta initiativ til kos også midt i semesteret!

Fest er også en nødvendighet, og det finner mange morsomme måter å invitere til fest der ulike grupper av frivillige kan bli kjent på tvers og sine gjenger og seksjoner. Vi inviterte til temafester der hvilken undergruppe i organisasjonen du tilhørte bestemte hva du skulle kle deg ut som, fester der gjestene skulle bidra med egne kreative innslag, eller hjemmefester som ble avholdt parallelt der de frivillige måtte gå fra fest til fest og løse oppgaver underveis.

I forbindelse med fest kan det vært verdt å nevne at for mye alkohol også kan virke mot sin hensikt og bidra til mindre trivsel. Det gjelder dermed å balansere aktivitetene med og uten alkohol og arbeide for en kultur der det er greit å ikke drikke.

Å invitere til kurs er også noe som skaper trivsel og er en god belønning for arbeidet. Spør de frivillige om det er en innleder eller kursholder de gjerne kunne tenke seg å treffe, om det er dataprogram eller språk de gjerne vil bli bedre på. Kurs behøver heller ikke å koste så mye hvis man for eksempel benytter seg av alumninettverk og inviterer tidligere frivillige.

Internkommunikasjon

Som jeg allerede har vært inne på er god internkommunikasjon viktig for å skape et godt arbeidsmiljø. Tenk gjerne igjennom rutiner og retningslinjer for hvordan dere kommuniserer best og presenter dette for alle frivillige. Skal kommunikasjonen foregå i en gruppe på Facebook eller i epost? Er det lov å ringe til alle døgnets tider? I hvor god tid før noe skal være klart skal man legge inn bestillinger hos kollegaer?

Dette henger også tett sammen med forventningsavklaringene jeg skrev om i forrige blogginnlegg ”Hvordan snakke med dem du leder”.

I frivilligheten er trivsel og samhold noe av det aller viktigste, fordi det ofte er det som skaper motivasjon og gjør at folk møter opp. Det er derfor avgjørende at du som leder har et reflektert forhold til hvordan skape et arbeidsmiljø der alle ønsker å arbeide mot det samme og koser seg på jobb.