HVORDAN SNAKKE MED DEM DU LEDER

Fra mars 2015 til mars 2017 ledet jeg studentorganisasjonen den Internasjonale studentfestivalen i Trondheim (ISFiT) frem mot avviklingen av ISFiT-festivalen i 2017. Jeg ble valgt av Storsalen på Studentersamfundet i Trondhjem og begynte arbeidet frem mot festival alene. Etter to år var vi 460 frivillige studenter som sammen sto bak ti dager med internasjonal kulturfestival med tematikken diskriminering.

ISFiT var et fantastisk eventyr. Jeg er stolt, ydmyk og rørt når jeg tenker på hvor mye flott studentfrivilligheten skaper og hvor bra ISFiT 2017 ble, takket være en haug med engasjerte idealister!

Mitt verv besto først og fremst i å lede mange, mange mennesker. Dette førte med seg en rekke uforutsette situasjoner, utfordringer, nedbitte negler og mageknip. Men også latterkuler, gode klemmer, seire, nye vennskap og et hjerte som stadig fikk plass til mange, mange fler.

Jeg vil i denne artikkelserien om friviilig ledelse dele noen refleksjoner og erfaringer om lederskap. Jeg er absolutt ingen ekspert, men kanskje mine tanker kan bidra til at du tenker nye, kloke tanker?

Første innlegg handler om å tilrettelegge for gode samtaler. Jeg vil også publisere et innlegg om trivsel og deretter et om måloppnåelse og strategi.

Kartlegging av motivasjon

At dine kollegaer er motivert er kanskje den aller viktigste faktoren for at frivillige gjør en god jobb. Derfor er det helt nødvendig å kartlegge hva som motiverer de frivillige. Hva gir dem lyst til å jobbe? Hva får de energi av? Hva vil de lære mer om? Hva er de skikkelig gode til?

Gjennom gode oppfølgings- og medarbeidersamtaler kan du kartlegge hva som gir de frivillige motivasjon og dermed tilrettelegge for gode og motiverende arbeidsoppgaver. Still spørsmål som kartlegger hvordan vedkommende best mulig kan lykkes og hva de trenger av deg for å gjøre en god jobb. Dette kan selvsagt være tidkrevende, men jeg mener dette er nøkkelen til å gode resultat og et trygt og hyggelig arbeidsmiljø.

Samtidig kan selvsagt ikke de frivillige bare gjøre det de synes er gøy. Hvis de frivillige er mest opptatt av å være på fest og minst mulig på møter, kommer organisasjonen ingen vei i arbeidet. Som leder er det ditt ansvar å sørge for at organisasjonen når sine mål, og da må du kunne stille krav og forvente resultat. Her ligger nøkkelen i kompromisset mellom det som motiverer og det som må gjøres. Og disse kompromissene finner man kun gjennom en god samtale og å lytte til hva de frivillige ønsker.

Forventningsavklaring

Ved å gjennomføre forventningsavklaringer med gruppen du leder kan dere sammen komme frem til hvordan dere ønsker å arbeide og hva som er nødvendig for å tilrettelegge for godt samarbeid.

Ideelt sett bør alt forventningsavklares: Hvem gjør hva? Når skal man ha ting klart? Hvordan skal vi oppføre oss mot hverandre? Hva trenger du for å fungere under stress? Er du allergisk? I hvor stor grad skal vi prioritere studier i denne perioden? Hvor mange kvelder i uka trenger du fri for å fungere optimalt?

Får man snakket igjennom slike ting er det i realiteten få ting som kan gå galt. I en gruppe med mange nye kollegaer kan det være lurt å sette av tid til forventningsvakleringer og til å bli kjent. Men jeg tror det er lurt å fortsette å snakke om forventninger selv om gruppa kjenner hverandre godt. Avslutt gjerne møter med en rask gjennomgang av forventinger til det neste som venter dere.

Det kan også være lurt å etablere gode rutiner for møter. Det er også en forventningsavklaring. Møter er noe som ofte fører til irritasjon, fordi det ofte blir mange og langer møter. Å avtale hvor lenge et møte skal vare, hvem som har stemmerett, hvordan man skal bruke møtetegn, hvem som skal ha med snacks, hvem som er møteleder og referent, hva som er taushetsbelagt osv. er den beste medisin for god stemning!

Spilleregler

I samtale med de frivillige og gruppa du leder er det også nødvendig å bli enige om noen spilleregler fra start. Det er ikke nødvendig med hundrevis av regler, men hvis det er noe som er ekstra viktig for deg i ditt lederskap kan det være lurt å tenke igjennom dette og implementere det tidlig.

Jeg er for eksempel veldig lite glad i å lede møter der alle sitter med ansiktet ned i en data eller mobil, derfor etablerte jeg en regel om at det ikke var lov med mobilbruk under møter. I tillegg er jeg veldig opptatt av god trivsel og at det skal være en god og raus stemning, jeg var derfor også tydelig på at jeg ikke ønsket slengbemerkninger og negative kommentarer under møtene. Har man noe å si må man si ifra på en ordentlig måte.

Som oftest kommer man best frem til slike spilleregler i fellesskap, men som leder har du også lov til å lage noen av reglene selv.

Konflikter kan oppstå – snakk om det!

I en gruppe med frivillige er det fort gjort at det oppstår konflikter og utfordringer. Typiske problemstillinger kan være at den frivilliges forventninger ikke samsvarer med de faktiske forholdene på arbeidsplassen, stresshåndtering eller utenforstående forhold som gjøre at den frivillige ikke klarer å prestere på jobb.

Når arbeidsoppgaver ikke blir gjort eller frivillige ikke tar del i sosiale aktiviteter er det fort gjort at det kan bygge seg opp aggresjon og usikkerhet hos den det gjelder, lederen eller andre i gruppa. Da er det viktig å ta tak i det med en gang! Det dummeste du kan gjøre som leder er å la uoverstemmelser og usikkerheter forbli usnakket.

Det eneste du trenger å gjøre er å kalle inn til en samtale. Mest sannsynlig vet du veldig lite om hva som plager den frivillige du har kalt inn på møte, i første omgang holder det gjerne å lytte, for deretter å finne konkrete løsninger for å gjøre hverdagen bedre for alle. Det handler om å se etter løsninger og se fremover heller enn å fokusere på begrensninger. Men ingenting blir bedre hvis ikke du får ut fingeren og tar initiativ til en prat.

Og husk at den som blir innkalt til samtale hos sjefen gruer seg tusen ganger mer enn deg! Det betyr at du bør være ekstra forsiktig med hvordan du formulerer deg i en epost, hvem og hvor mange du tar med seg på et slikt møte, hvordan dere sitter rundt bordet og hvordan du tar opp problemet.

Evaluering og tilbakemeldingsrunder

Som leder er det viktig at du må kunne ta i mot kritikk, og jeg tror du kommer langt ved å selv oppsøke og legge til rette for tilbakemeldinger. Jeg mener det er viktig å hele tiden se etter forbedringspotensiale og tilpasse måten du jobber på etter gruppas motivasjon og ønsker. Kanskje finnes det andre veier til målet enn det du tror selv?

Ledervervet innebærer ofte mye grubling, usikkerhet og selvevaluering. Spør heller de du jobber med, det er ikke sikkert antakelse du har om egen lederrolle stemmer. Tilbakemelding kan skje på tomannshånd under en medarbeidersamtale eller felles med gruppen du leder. Tilbakemeldingsrunder og evalueringeringer kan være ubehagelige hvertfall hvis det er flere tilstede, tenk gjerne gjennom hvordan best gjennomføre dem slik at det ikke blir ekkelt og skummelt for de involverte.

Det er mye å skrive om god internkommunikasjon og tilrettelegging av gode samtaler på arbeidsplassen. Det er også mange strukturelle metoder å ta i bruk, slik som retningslinjer for bruk av epost, obligatoriske innsjekksrunder på begynnelsen av hvert møte eller gjennomføring av allmøter og innholdet av disse. Men jeg mener det absolutt viktigste er å legge til rette for tid og rom til gode samtaler med kollegaer, at medarbeiderne dine blir sett og at det et trivelig miljø på arbeidsplassen – hvert fall når det arbeides frivillig!